ChatGPTで勤務表を作る方法｜AIの出力を確認する7つのポイント【後編】

前編では、AIで勤務表を作る際の基本的な考え方、医療職ならではの難しさ、そしてChatGPTに渡す情報とプロンプトの作り方を紹介しました。

後編では、実際にAIへ勤務表作成を依頼するときのポイントと、AIが作った勤務表を人間がどう確認すべきかを詳しく説明していきます。

実際にAIへ勤務表作成を依頼するときのポイント

プロンプトを作るとき、いくつかのポイントを押さえると、AIからの出力の質が上がります。

条件を箇条書きにする：文章でまとめて書くよりも、箇条書きにしたほうがAIは条件を正確に認識しやすくなります
優先順位をつける：すべての条件が同じ重要度ではないはずです。「絶対に守る条件」と「できれば守りたい条件」を分けて伝えると、AIが矛盾に対処しやすくなります
条件を一度に詰め込みすぎない：あまりに多くの条件を一度に伝えると、AIが条件を取りこぼすことがあります。まずは主要な条件から始め、必要に応じて追加していく方法も有効です
表形式で出力させる：文章だけの回答より、表で出力してもらうほうが確認がしやすくなります
条件違反があった場合はAIに報告させる：「すべての条件を満たせない場合は、どの条件が両立できないか報告してください」と明示的に伝えておくことが重要です

特に最後の点は見落としやすいポイントです。条件を指示しただけでは、AIが条件をこっそり無視して「一見完成した表」を出してしまうことがあります。「無理に完成させず、矛盾があれば報告してほしい」と伝えておくことで、どの条件がぶつかっているのかを把握しやすくなります。

AIが出してきた勤務表は、見た目としては整った表になっていることが多いです。しかし、それがそのまま使える勤務表であるとは限りません。

AIは、伝えられた条件をもとに「もっともらしい」表を組み立てることができます。ただし、AIは職場独自のルールや、明文化されていない慣習をすべて理解しているわけではありません。伝え忘れた条件、あるいはそもそも言語化されていなかった条件は、AIの出力には反映されません。

また、AIが条件を見落としたり、複数の条件を同時に満たそうとする過程で、一部の条件を意図せず崩してしまうこともあります。人間が見ればすぐに分かるような矛盾でも、AIの出力上では気づきにくい形で紛れ込むことがあります。

そのため、AIが作った勤務表は「たたき台」として受け取り、必ず人間が最終確認をする必要があります。特に医療現場では、人員配置が業務の安全性に直結するため、この確認作業を省略することはできません。

AIが出してきた勤務表を確認する際は、以下の7つのポイントを順にチェックすると見落としを減らせます。

チェックリストとして、そのまま使える形にすると以下のようになります。

□　必要人数を満たしているか
□　希望休が守られているか
□　夜勤回数に偏りがないか
□　連勤条件を守っているか
□　夜勤後の勤務条件を確認したか
□  必要な経験者・資格者が配置されているか
□　職場独自のルールに違反していないか

この7点を確認したうえで、必要な部分だけを手直しするという流れであれば、ゼロから手作業で組むよりも作業時間を減らせる可能性があります。

私自身は、実際の職場の勤務表をAIで作成した経験はありませんが、記事を書くにあたって、架空のスタッフと条件を設定し、AIに勤務表のたたき台を作らせてみました。

実際に試してみると、スタッフごとの夜勤可否や希望休、連勤、夜勤明けなど、条件を細かく伝えないと、あとの調整がとても大変でした。AIには「人数をそろえる」だけでなく、現場で必要な細かな条件まで伝えることが重要です。

ただ条件が増えるほど、AIに任せるだけではなく、出力された勤務表を人間が確認しないとダメだなということも感じました。特に医療現場では、患者さんに安全で最良の医療を提供しなければなりません。人員配置に不具合があっては、最終的に患者さんに迷惑をかけることになってしまいます。

あくまでAIには叩き台を作ってもらい、それを鵜呑みにしないということが大切です。最終チェックを責任をもって行うことを忘れなければ、AIは心強い味方になってくれると思います。

メリット・デメリット	内容
メリット	条件整理とたたき台作成の手間を減らせる可能性がある
メリット	複数の条件を同時に考慮した案を、短時間で出してもらえる
メリット	条件同士の矛盾に気づくきっかけになることがある
デメリット	職場独自の暗黙のルールまでは理解できない
デメリット	伝え忘れた条件は反映されない
デメリット	出力された表が一見正しく見えても、細部に誤りが含まれる可能性がある
デメリット	最終確認・修正の作業自体は人間が担う必要がある